Utrikesadministratörsprogrammet är en karriärmöjlighet för dig som vill arbeta med administration och verksamhetsstöd inom Sveriges utrikesförvaltning. Programmet förbereder dig för en roll som kansliansvarig eller handläggare på svenska ambassader, konsulat eller på Utrikesdepartementet (UD) i Stockholm.
Under sex månader får du en gedigen utbildning och praktik som kombinerar teori och praktik inom UD:s olika verksamhetsområden. Du är anställd på UD under hela utbildningsperioden. Efter avslutad utbildning placeras du normalt vid en svensk ambassad eller ett konsulat utanför Europa och blir en nyckelperson i att se till att Sveriges närvaro utomlands fungerar i praktiken.
Arbetsuppgifterna varierar beroende på stationeringsort, men kan till exempel handla om budget- och personalfrågor, fastighets- och säkerhetsansvar, konsulära ärenden, kommunikation och främjandearbete. Tjänsten innebär att du under karriärens gång växlar mellan arbete utomlands och på UD i Stockholm.
Att arbeta på en svensk ambassad eller ett konsulat innebär ett varierat och ansvarstagande arbete i en internationell miljö. Som utrikesadministratör är du ofta en av få utsända från Sverige – med ett brett ansvar som spänner över allt från ekonomi och personalfrågor till säkerhet, fastigheter, konsulärt stöd och migrationsärenden.
Hur arbetsdagen ser ut beror mycket på var i världen du befinner dig, men gemensamt är att uppgifterna är många och ansvaret stort. Du arbetar nära både lokalanställda och andra utsända kollegor, ofta i ett mindre team där samarbetet är avgörande.
”På ambassaden i Kinshasa kretsade mycket kring personal-, fastighets- och säkerhetsfrågor, medan det i Mumbai även handlade om konsulärt arbete och främjande”, berättar Björn Holmgren, som haft flera stationeringar.
”Det gäller att hantera stort och smått, kortsiktigt och långsiktigt”
Arbetet är sällan förutsägbart. Du behöver kunna växla snabbt mellan att lösa praktiska problem och planera för långsiktiga processer, något som kräver både flexibilitet och struktur.
”Det gäller att hantera stort och smått, kortsiktigt och långsiktigt – ibland allt på en gång, och gärna igår”, säger Josefin Peterson, som varit placerad i bland annat Beirut, Phnom Penh och Monrovia.
För många är det just det som gör jobbet meningsfullt: det konkreta ansvaret, den internationella miljön och möjligheten att representera Sverige i olika delar av världen.
”På en utlandsmyndighet jobbar man nära varandra för att lösa problem.”
Men det finns också utmaningar. Vissa stationeringsorter, ofta utanför Europa, klassas som ”hardship” – där både levnads- och arbetsförhållanden kan vara mer krävande. ”Hardship-nivån brukar spegla hur komplex omgivningen är, allt från säkerhetsfrågor till miljöfaktorer,” förklarar Björn Holmgren.
Samtidigt finns det en stark gemenskap och ett nära samarbete som många lyfter fram som särskilt värdefullt.
”På en utlandsmyndighet jobbar man nära varandra för att lösa problem. Det skapar en särskild kollegial gemenskap,” säger Åsa Bergman Amadio, som varit stationerad i både Lusaka och Buenos Aires.
Hon betonar också möjligheten att få en bred förståelse för hela utrikesförvaltningen, både genom arbetsuppgifterna och genom insyn i Sveriges internationella arbete. ”Att vara administrativ handläggare utomlands ger en unik inblick i många delar av verksamheten. Det är varierande, intressant och lärorikt.”
”Det är en bra kombination mellan ordning och äventyr.”
För den som söker sig till Utrikesadministratörsprogrammet är det bra att veta att vardagen ofta är långt ifrån rutin. Rollen passar den som gillar att skapa ordning och struktur men samtidigt är öppen för förändring och oväntade situationer.
”Jag tror att det passar personer som gillar att organisera men som också lätt blir lite rastlösa,” säger Josefin Peterson. ”Det är en bra kombination mellan ordning och äventyr.”
Programmet passar dig som har flera års arbetslivserfarenhet, god förmåga att organisera och ett starkt intresse för internationellt samarbete inom offentlig sektor.
För att vara behörig behöver du:
Det är en fördel om du har erfarenhet från offentlig verksamhet, särskilt från Regeringskansliet. Det är också meriterande om du har arbetat utomlands, gärna i krävande miljöer.
Du ska kunna uttrycka dig tydligt och professionellt på både svenska och engelska. Det är ett plus om du även talar franska, spanska, tyska eller arabiska.
Har du kunskap inom redovisning, personalledning eller IT? Då har du också erfarenheter som värdesätts i rollen. B-körkort (ej automatväxlad bil) är ett krav.
Programmet passar dig som är analytisk, strukturerad och ansvarstagande. Du behöver kunna arbeta självständigt, men också ha lätt för att samarbeta. Du gillar att ge god service och trivs i en internationell och mångkulturell miljö. För att lyckas i rollen behöver du vara flexibel, lösningsorienterad och trygg med att hantera förändringar.
Ansökan till Utrikesadministratörsprogrammet sker via Lediga jobb på regeringen.se, där tjänsten annonseras under titeln kansliansvarig/handläggare. För att söka skickar du in ditt CV och personliga brev – båda enligt Utrikesdepartementets särskilda mallar som du hittar i annonsen.
Ansök här senast 17 september 2025.
Efter ett första urval baserat på ansökningshandlingarna kallas ett urval sökande till onlinebaserade personlighets- och prestationstester. Nästa steg är intervjuer och övningar vid ett Assessment Center som äger rum i oktober 2025.
Cirka tio personer antas till programmet. Antagningsbesked lämnas i december och individuell lönesättning tillämpas. Samtliga anställda förväntas kunna tjänstgöra utomlands. Den första placeringen sker vanligtvis på en mer krävande ort utanför Europa, och varje utlandsstationering varar mellan tre till fem år. Efter två utlandstjänstgöringar är inriktningen att arbeta vid Utrikesdepartementet i Stockholm.
